Hoelang mag u volgens de AVG een personeelsdossier van uw (ex-)werknemers bewaren?

31
Nadine van der Slot RWV

Als werkgever verzamelt u gegevens van uw personeel. Veel van deze gegevens zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens zijn namelijk alle gegevens die, alleen of in combinatie met andere gegevens, zijn terug te herleiden naar een natuurlijk persoon. Denk hierbij aan iemands naam, adres, woonplaats, mailadres, foto’s en videobeelden. Bij het verwerken en opslaan van de gegevens in een personeelsdossier moet u dus de AVG volgen.

Wat zegt de AVG over de termijn voor het bewaren van het personeelsdossier?

De AVG zelf kent geen concrete termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Wel is in de AVG een richtlijn opgenomen. Die richtlijn houdt in dat u gegevens mag bewaren tot het moment dat ze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld of gebruikt.

Welke wettelijke bewaartermijnen gelden er voor gegevens uit het personeelsdossier?

Naast de richtlijn kennen bepaalde wetten concrete termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Dit geldt ook voor de gegevens uit het personeelsdossier. Zo volgt uit de:

  • Uitvoeringsregeling loonbelasting dat u een kopie van een identiteitsbewijs van een werknemer en een loonbelastingverklaring tot vijf jaar na het einde van het dienstverband moet bewaren;
  • Wet op de Rijksbelastingen dat u gegevens over salarisafspraken en andere gegevens die fiscaal relevant zijn tot zeven jaar na het einde van het dienstverband moet bewaren.

Welke andere termijnen worden geadviseerd aan te houden?

Voor de gegevens uit het personeelsdossier waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, wordt over het algemeen geadviseerd die gegevens tot twee jaar na het eindigen van het dienstverband te bewaren. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet u ze direct verwijderen! We hebben het dan bijvoorbeeld over de volgende gegevens:

  • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • arbeidsovereenkomsten;
  • afspraken over promotie;
  • degradatie of ontslag; of
  • administratieve verzuimgegevens.

Heeft u bepaalde gegevens langer nodig, omdat er een conflict bestaat of een rechtszaak loopt tussen u en een ex-werknemer? Dan mag dat. In dat geval heeft u namelijk nog steeds een doel waarvoor het noodzakelijk is de gegevens te bewaren.

Vernietigen persoonsgegevens

Verstrijkt een wettelijke bewaartermijn? Of is het bewaren van de gegevens niet meer noodzakelijk voor het doel? Dan is het zeer belangrijk dat u de gegevens vernietigt. Dit moet zorgvuldig gebeuren. Zeker als het gaat om gevoelige gegevens.

Vragen?

Wilt u meer weten over het bewaren of bijhouden van een personeelsdossier? Neem dan gerust contact op met mij of een van de overige specialisten op het gebied van privacyrecht. Wij adviseren u graag.