Servicekosten bedrijfsruimte; wat zijn de spelregels?!

6

Als u bedrijfsruimte verhuurt, spreekt u vaak af dat uw huurder servicekosten betaalt. Maar welke kosten mag u wel doorbelasten en welke niet? De wet kent geen definitie van servicekosten. Logischerwijs valt het woord uiteen in “service” en “kosten”. Wat u mag doorbelasten hangt af van het contract en de wet. Voor bedrijfsruimte heeft u veel vrijheid om het contract naar uw wens in te richten. Waar moet u op letten? 

Wat wordt verstaan onder servicekosten?

Service heeft betrekking op bijkomende leveringen en diensten. Alles waar uw huurder aanspraak op kan maken op grond van het kale huurcontract is geen service. Dat kan uw huurder immers altijd afdwingen. Ik noem ter illustratie twee voorbeelden. 

Definieer de omvang van het gehuurde niet te ruim of niet onduidelijk

Als u kadastraal perceel XXX te Leiden verhuurt en op dat perceel liggen 6 parkeerplaatsen, dan kunt u uw huurder geen servicekosten laten betalen voor het gebruik van deze parkeerplaatsen. Dat kan wel als u uitsluitend het bedrijfspand op het perceel verhuurt. Dan maken de parkeerplaatsen geen deel uit van het gehuurde en kunt u de parkeergelegenheid als extra service verschaffen en doorbelasten.

Mijn advies is dan ook om het gehuurde niet te ruim of niet onduidelijk te definiëren in het contract. Zo voorkomt u dat een rechter oordeelt dat iets is inbegrepen in de kale huursom. 

Onderhoud voor rekening van verhuurder? Geen servicekosten

Als het onderhoud of vervanging op grond van het contract of de wet voor rekening van u als verhuurder komt, dat kunt u die kosten niet doorbelasten als servicekosten. Zo mag u kosten van een servicecontact voor een liftinstallatie niet doorbelasten als u zelf verantwoordelijk bent voor het onderhoud. 

Ik maak nog wel eens mee dat kosten die op grond van het contract of de wet voor rekening van de verhuurder horen te komen, via de servicekosten worden doorbelast aan de huurder. Als u dat doet, dan loopt u het risico dat uw huurder deze bedragen met succes volledig zal terugvorderen. 

Waarom werken met servicekosten?

Onderhoud dat op grond van de overeenkomst voor rekening van uw huurder komt, kunt u voor uw huurder verzorgen en daarvoor kunt u servicekosten in rekening brengen. Andere diensten en leveringen die los van het huurobject worden gezien, kunt u ook voor uw huurder verzorgen. Er kunnen meerdere redenen om dat te willen, zoals:

  • Door de regie op het kleine onderhoud aan installaties te behouden, bent u verzekerd van een tijdig en deskundig onderhoud van dure installaties in het gehuurde. Als een installatie voortijdig moet worden vervangen, ontstaat vaak een discussie of dit nodig is omdat uw huurder zijn onderhoudsplicht heeft verzaakt. Huurders hebben soms de neiging om kosten – en dus onderhoud – te mijden. Door zelf de regie te houden, voorkomt u problemen.
  • In bedrijfsverzamelgebouwen is het onderhoud per huurder niet goed af te bakenen, zeker niet als er algemene voorzieningen voor meerdere huurders zijn. In dat geval ontkomt u er niet aan om (dat deel van) het onderhoud te verzorgen en door te belasten aan uw huurders.
  • Bij levering van nutsvoorzieningen kan het goedkoper zijn om te werken met tussenmeters in plaats van iedere huurder een eigen aansluiting te geven.
  • Als u meerdere panden bezit, kan het efficiënter en goedkoper zijn om als verhuurder onderhoud in te kopen of met eigen mensen te verzorgen.

Voor de “kleine verhuurder” gaan deze voordelen vaak niet op. Om in dat geval deskundig onderhoud door uw huurder toch te waarborgen, is het verstandig om uw huurder te verplichten periodiek onderhoudsrapporten van installaties te tonen.

Afrekenen servicekosten; vraag een reëel voorschot aan uw huurder

Gebruikelijk is dat u uw huurder een voorschot vraagt voor de kosten die u periodiek met uw huurder afrekent. De kunst is om dit voorschot zo goed mogelijk in te schatten. Op die manier loopt u minder debiteurenrisico bij de afrekening. Daarnaast voorkomt u dat uw huurder probeert de huurovereenkomst te vernietigen op grond van dwaling als de werkelijke kosten veel hoger zijn dan begroot. U doet er verstandig aan het voorschot periodiek aan te passen aan de werkelijke kosten. 

Werkelijke kosten of objectieve transparante verdeelsleutel?

Bij de afrekening moeten zo veel mogelijk de werkelijke kosten worden doorbelast. Bij levering van elektra kan dat door op basis van de meterstand en de kostprijs af te rekenen.

Maar in andere gevallen kan dat niet. Neem bijvoorbeeld de kosten van een receptie in een bedrijfsverzamelgebouw of levering van warmte in een pand met meerdere huurders zonder tussenmeters per gehuurde unit. In dat geval doet u er verstandig aan om in het contract vast te leggen op grond van welke objectieve criteria u de kosten doorbelast. Vaak is dat naar rato van het gehuurde oppervlak of inhoud van het gehuurde. 

Soms kan het ook redelijk zijn om de kosten gelijkelijk te verdelen over het aantal huurders, bijvoorbeeld wanneer de kosten niet in relatie staan tot de omvang van de verhuurde ruimtes. Denk hierbij aan een intercom die u levert aan uw huurders, dan zijn de kosten niet afhankelijk van de omvang van het gehuurde. 

Veel contracten, zoals bijvoorbeeld de standaard contracten van de Raad Voor Onroerende Zaken, bevatten in de algemene voorwaarden een regeling voor de afrekening op objectieve criteria.

U mag, als u dat afspreekt, administratiekosten rekenen over de servicekosten. In de praktijk wordt meestal 5% berekend. In rechtspraak wordt aangenomen dat u dan wel uw best doet om de diensten en leveringen zo gunstig mogelijk in te kopen. 

U mag geen leegstandskosten omslaan over andere huurders

Als in een bedrijfsverzamelgebouw een ruimte leeg staat, mag u de servicekosten die u normaal aan de huurder van die ruimte zou doorbelasten niet omslaan over de wel verhuurde ruimtes. De leegstand komt volgens vaste rechtspraak voor uw rekening en bedrijfsrisico.

Houd rekening met de termijn van de afrekening

Veel contracten bepalen dat binnen 6 of 12 maanden na afloop van een boekjaar een tussentijdse afrekening van servicekosten plaats moet hebben. Leeft u deze termijn niet na, dan leidt dit niet tot verval van het recht om af te rekenen. 

Verval van het recht om af te rekenen kan wel volgen uit gedragingen (toezeggingen) waaruit uw huurder heeft mogen opmaken dat u geen aanspraak meer maakt op betaling. 

De vordering verjaart als u niet binnen vijf jaar na het moment dat u had moeten afrekenen, een vordering tot betaling instelt. 

Zit dus niet te lang stil en doe geen uitlatingen waaruit uw huurder mag opmaken dat u geen prijs meer stelt op de afrekening. Zorg dat u bij het eindigen van de huur nog afrekent met uw huurder. 

Deze termijnen gelden ook voor een huurder die wil afrekenen. Een huurder die geen afrekening ontvangt zal het standpunt innemen dat de werkelijke kosten nul zijn en zal op die grond het volledige voorschot terug vorderen. Zorg dus altijd dat u alle kosten kunt verantwoorden.

Servicekosten woonruimte

Voor servicekosten woonruimte gelden veel dwingendrechtelijke bepalingen. Deze behandel ik in een volgend artikel.   

Meer weten over servicekosten bedrijfsruimte?

Vraagt u zich af welke kosten u als servicekosten kunt opvoeren of bent u verwikkeld in een discussie met uw huurder over de servicekosten? Neem gerust contact met mij op of een van de overige huurrechtspecialisten van RWV.